Mantén Limpio tu correo electrónico con estas 10 sugerencias.

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Administrar la bandeja de entrada de tu correo electrónico se puede transformar en un juego interminable. Cuando has logrado revisar todos los correos electrónicos de tu inbox, ypiensas que puedes celebrar… en ese momento aparece otro correo electrónico. Y luego otro más.

Lo peor de todo, es que la enorme cantidad de correos que recibimos es superior al tiempo que tenemos para encargarnos de ellos. Esto se convierte en un problema aún mayor cuando nos dejamos vencer por la culpa que se genera cuando no respondemos a los mensajes enseguida, cuando respondemos de manera muy seca o cuando ni siquiera respondemos. Si eres algo como yo, esto último ni si quiera es una opción viable.

¿Quieres invertir menos tiempo en tu bandeja de entrada y más tiempo en hacer cosas que realmente importan? Compartimos estas 12 sugerencias que cambiaran tu inbox.

1) Cancelar tus suscripciones que no lees.

Cancelar las suscripciones de decenas (¿o cientos?) de boletines informativos manualmente suena muy tedioso. Existen herramientas que pueden ayudarte a lograrlo en apenas unos clics. Unroll.me .

2) Eliminar tu correo electrónico de cualquier cadena interna de una empresa o de negocios en la que no necesitas estar.

Una vez que hayas cancelado la suscripción de los boletines informativos externos, es momento de evaluar los correos electrónicos internos que recibes con frecuencia. Entiendo que pueda causarte un poco de terror el no estar enterado de lo que hace tu empresa.  Elimina para tu propio beneficio tu dirección de correo electrónico de cualquier lista en la que estés incluido.

3) Entender (y aceptar) que no puedes responder absolutamente todos los mensajes.

Solo tú puedes decidir qué cosas merecen tu tiempo y atención limitados. Debes comprender que simplemente no hay manera de poder responder a cada correo que llega a tu bandeja de entrada y, mucho menos, de leerlos todos.

Por lo tanto, si observas un correo electrónico y estás convencido de que nunca lo responderás, archívalo. O, incluso mejor, bórralo.

4) Mantener tus respuestas breves siempre que sea posible.

No te sientas culpable por enviar correos electrónicos cortos. Si te preocupa que alguien pueda tomar a mal tus correos concisos, avisa a los compañeros con los que intercambias mensajes con mayor frecuencia sobre esta situación. Diles que, como quieres invertir menos tiempo en tu bandeja de entrada y más tiempo en el trabajo, planeas reducir la cantidad de palabras de tus correos electrónicos.

A medida que logres borrar todos esos correos electrónicos que no necesitas leer ni responder, obtendrás más tiempo para redactar los correos que sí merecen respuestas más elaboradas.

5) Utilizar respuestas que hayas redactado previamente.

¿Qué tipo de correos electrónicos escribes continuamente y no necesita personalización?

Escribir correos electrónicos individuales para cada persona interesada en la certificación, lo que implicaba redactar algunas oraciones, buscar y copiar el enlace, entre otras actividades repetitivas.

Ahora solo uso diez minutos al día para enviar respuestas que redacté previamente con la función «Respuestas almacenadas» de Gmail.

Configurar las respuestas almacenadas en Gmail.

  1. Haz clic en el ícono del engranaje en la esquina superior derecha y selecciona «Configuración».
  2. Haz clic en la pestaña «Labs», busca la opción «Respuestas estándar» y luego selecciona «Habilitar». Desplázate hacia el final y haz clic en «Guardar cambios».

6) Adoptar la regla de un solo clic.

Un «solo clic» hace referencia a utilizar un único clic para abrir un correo electrónico. Una vez que esté abierto, decide en ese preciso momento qué quieres hacer: responder, reenviar, mover a una carpeta, archivar o eliminar.

7) Clasificar los correos electrónicos con «estrellas» en Gmail.

La premisa es la siguiente: en Gmail, configurarás varias bandejas de entrada y les asignarás un nombre a cada una, como: «Requiere acción/respuesta» y «En espera de respuesta». Tu bandeja de entrada general aparecerá a la izquierda y tus bandejas de entrada etiquetadas (que Gmail llama «paneles») aparecerán a la derecha.

Usarás lo que Gmail denomina como «estrellas» (parecidas a las etiquetas de Gmail, pero mejores) para clasificar cada uno de los correos electrónicos que lleguen a tu bandeja de entrada.

Cada vez que recibas un correo electrónico nuevo en tu bandeja de entrada, deberás:

  • Responder los correos que puedas de inmediato.
  • Etiquetar los correos electrónicos que necesitas ver más tarde marcándolos con la estrella correspondiente.
  • Archivar o eliminar cualquier correo electrónico que no sea importante ni urgente.

¿Usas Outlook?

SimplyFile es una herramienta de organización gratuita que te ayudará a clasificar los correos electrónicos en carpetas. Cuando recibas un correo electrónico, todo lo que deberás hacer es arrastrarlo hasta la carpeta adecuada. Puedes organizar los mensajes que recibes en tu bandeja de entrada o aquellos que envías, los cuales puedes archivar mientras realizas el envío.

8) Delegar los correos electrónicos a otras personas con una herramienta de colaboración.

Es probable que a veces recibas correos electrónicos que crees que otra persona podría gestionar mejor. En esos casos, puedes reenviar el correo o bien agilizar el proceso al compartirlo con alguien de tu equipo que utilice una herramienta de colaboración de correo electrónico.

Existe una gran variedad de herramientas de colaboración de correo electrónico. Si usas Gmail, Hiver es una excelente opción: te permite compartir las etiquetas de Gmail (y, por lo tanto, compartir carpetas) con otros usuarios. Incluso puedes usarla para asignar tareas, delegar correos electrónicos y, si quieres, también monitorizar su estado. Si necesitas agregar una nota rápida que explique lo que sucede en una cadena de correos electrónicos, puedes hacerlo directamente en esa herramienta.

9) Usar el enfoque «yesterbox».

«Yesterbox» es una metodología para administrar tu bandeja de entrada que creó el CEO de Zappos, Tony Hsieh. Este enfoque es similar al de «bandeja de entrada cero», con la excepción de que trabajas con todos los correos electrónicos de ayer y los consideras como la lista de cosas que deberás hacer para el día de hoy.

La idea fundamental es la siguiente: todas las mañanas tienes un número fijo de correos electrónicos para responder, en lugar de tener una cantidad interminable de nuevos correos entrantes. Una vez que terminas de gestionar los correos del día de ayer, das por finalizada la tarea de los correos electrónicos por ese día.

Clasificarás los correos electrónicos entrantes en carpetas con las etiquetas «Yesterbox», «Hoy», «Requiere acción», «En espera de respuesta», etc. Conforme recibas correos electrónicos, etiquétalos según corresponda. Sin embargo, la verdadera tarea de administrarestos correos se asigna en el momento específico de tu calendario que hayas seleccionado para gestionar los correos de ayer. Al final, tu Yesterbox terminará siendo una lista de cosas por hacer con tareas estáticas.

Esa sensación liberadora de finalizar por completo una tarea es la que hace que este método sea tan atractivo.

10) Establecer filtros cuando estás de vacaciones.

Adaptarlo para la mayoría de los clientes de correo electrónico. En resumen, esto es lo que hace:

  1. Crear una nueva carpeta para sus vacaciones («Vacaciones Grecia 2015»).
  2. Configurar un filtro que reconocía cualquier correo electrónico enviado a *@hubspot.com. Al incluir el asterisco en lugar de su correo real, pudo recibir no solo los correos electrónicos que se enviaron a su dirección de correo electrónico laboral, sino también los correos electrónicos que se enviaron a los alias de la empresa en los que estaba incluida.
  3. Agregar un segundo filtro que eliminaba todos los correos electrónicos irrelevantes; por ejemplo, todos los boletines diarios y semanales que esperaba recibir, como las actualizaciones de las métricas.
  4. Cuando regreses, ocupate de todos los correos electrónicos que no había leído de manera estratégica. Por ejemplo, buscó los correos electrónicos que quería responder primero con una búsqueda clave de la dirección de correo electrónico de su jefe.

Cuando te ocupes de esos mensajes más urgentes, determina un plazo para revisar el resto de los correos y respondió solo aquellos que eran absolutamente necesarios.

 

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